プレゼン資料のデザインを最大限に生かす。制作する前に把握しておきたいこと

1. 場所を確認する

プレゼン資料をつくる前にまずは確認しておきたいこと・・それは「場所」です。誰かにプレゼンするためのものなので、プレゼンする場所がないことはまずありえません。その場所が社内の会議室なのか、取引先の会議室なのか、どこかの施設の一室なのか・・まずは確認しましょう。

場所を確認したらプレゼン方法も確認しておいたほうがいいですね。プロジェクターを使ってスクリーンに映すのか、紙に印刷してお渡ししたものを見ながらのプレゼンなのか・・その方法によっても資料デザインは変わってきます。

2. 開催日時を把握する

次にプレゼンを行う日時もあらかじめ把握しておきます。日時を把握することってすごく大事です。

例えば平日の19時から開始だったとします。
想像してみてください。おそらくほとんどの人が仕事を終えてから参加するはずです。仕事を終えてからくるということは、脳も体もそれなりに使っているわけで、人によってはかなり疲れているかもしれません。そんなときに細かい文字だらけの資料を見せられたらどうですか？なかなか頭に入ってこないですよね？

それとは逆に、週末の昼間だったらどうでしょう？日頃の仕事のことはある程度リセットされていて、話を聞く体勢は平日の夜よりもありそうですよね。時間も夜よりも早いので頭もリフレッシュされている可能性が高い。多少細かい説明が多くても大丈夫そうです。

このように、開催する日が平日なのか週末なのか、昼間なのか夜なのかで参加する人の状況も変わってくるので把握しておきましょう（あくまで大まかにでOKです）。

3. 会場の広さを確認する

どこかの会場を借りてプレゼンや講演などを行う場合、資料をつくる前に会場の広さを把握しておいたほうがいいと思います。会場の広さとキャパですね。何人の前でプレゼンするのか・・それによってデザインも変わってきます。

例えば広い会場で200人とか参加する場合なら、一番うしろの席の人は資料が見えにくいかもしれません。そうなると各ページに使うフォントのサイズは大きめがよさそうです。フォントが大きくなると1ページに載せられる情報も限られてくるので、要点だけに絞った資料デザインにして、載せた情報の補足は口頭で伝えるだけにしたほうがいいかもしれません。

あらかじめ会場を知ることで資料に載せる情報のボリュームが変わってきます。知らなければいつもと同じような資料をつくってしまって、人によっては見えない資料になってしまうかもしれない・・そう思うと怖いですよね。

4. 最前列と発表者の距離を確認する

これも文字のサイズを決める上で大事です。プレゼン資料をつくる上で、文字サイズは本当に重要な要素なんです。各ページの見出し、本文、中見出し・・ページによってそれぞれの文字サイズを変えるわけにはいきませんよね。すべて同サイズで統一するからこそ見る側もすぐに把握できますし、統一されているので余計なストレスを感じることもありません。

最前列との距離が近い場合はあまり大きな文字を使う必要がないかもしれませんし、遠い場合は本文のフォントも大きめにしておくほうがいいと思います。ただ、この距離のことは当日までハッキリとはわからないということもあるので、参考程度でいいかもしれません。

「会場の暗さ」も確認しておく

意外と盲点なのがこの「発表時の会場の暗さ」。プレゼンを行うときの会場は照明を落としているのか、それともつけて明るいままなのか・・部屋の明るさ次第でもプレゼン資料のデザインは変わってきます。

明るい部屋では背景が白などの明るいデザインでは少し見えづらいですし、暗くしてプレゼンする場合では背景をブラックなどにしてつくるとかなり見えづらくなります。ボクも何度も見えづらい資料をつくってしまい、その度に反省はしているのですが・・事前に知っておくことはベターです。

5. プレゼン資料のサイズ比率を確認する

最後に、つくる資料のサイズを念のため確認しておきます。

最近はスマートフォンでも見れるようにと「16対9」の比率で資料を制作することが増えたように思います。ですが、16対9は横長なので印刷には少し不向きだったりします。印刷のみで使用する場合なら「A4サイズ（横297mm、縦210mm）」が適しています。

サイズも発表する状況によって変わると思っておいたほうが無難なので、あらかじめ把握しておくとスムーズです。つくったあとでサイズ変更となると、ものすごい手間がかかりますからね・・。